De 30%-regeling vs. Werkelijke Extraterritoriale Kosten: Wat is gunstiger voor werkgevers en werknemers?

Bij het aannemen van buitenlandse werknemers kunnen Nederlandse werkgevers kiezen tussen twee fiscale faciliteiten: toepassen van de ‘forfaitaire’ 30%-regeling of het onbelast vergoeden van werkelijke extraterritoriale kosten (ET-kosten). Beide opties zijn bedoeld om de extra kosten die gepaard gaan met uitzending of migratie te compenseren, maar verschillen aanzienlijk in administratieve last, loonverwerking en netto voordeel voor de werknemer. In dit artikel vergelijken we beide regelingen en geven we handvatten voor wanneer welke optie het meest geschikt is.

1. Wat houden de 30%-regeling en extraterritoriale kosten in?

30%-regeling (vanaf 2025)

Met de 30%-regeling mag een werkgever tot 30% van het belastbare loon van een werknemer onbelast uitbetalen, als vergoeding voor extraterritoriale kosten voor een periode van maximaal vijf jaar.

Belangrijke aandachtspunten:

• Jaarlijkse indexering van de loongrens kan het maximale belastingvrije bedrag beïnvloeden.

• Voor werknemers met een masterdiploma die de leeftijd van 30 bereiken, kunnen strengere inkomenseisen gelden die het maximale belastingvrije bedrag beïnvloeden. (zie onze eerdere blog).

• Vanaf 2027 wordt het belastingvrije percentage verlaagd naar 27%. Om die reden heeft de Belastingdienst de officiële benaming gewijzigd van de 30%-regeling naar de expatregeling.

Vergoeding van werkelijke extraterritoriale kosten (ET-kosten)

Werkgevers kunnen er ook voor kiezen om de daadwerkelijk gemaakte kosten van de werknemer te vergoeden, zoals:

• Dubbele huisvestingskosten

• Verhuiskosten

• Taalcursussen

• Gezinsherenigingsreizen

• Advieskosten (belasting, immigratie)

• Kosten voor visa en verblijfsvergunningen

• Kosten van levensonderhoud (Cost of Living Allowance / COLA)

• Schoolgeld voor internationale scholen*

*Let op: Internationale schoolkosten mogen in beide regelingen onbelast worden vergoed.

2. De 30%-regeling: eenvoudig en fiscaal aantrekkelijk

✅ Voordelen

• Eenvoudige administratie: vaste ‘forfaitaire’ vergoeding, geen bonnetjes nodig.

• Transparant en voorspelbaar voor zowel werkgever als werknemer.

• Vaak hoger netto voordeel voor werknemers dan bij declaratie van werkelijke kosten.

🚫 Nadelen

• Tijdelijk geldig: maximaal 5 jaar (eventueel verminderd met eerdere verblijfstijd in Nederland).

• Strikte voorwaarden:

• Werknemer moet uit het buitenland zijn aangeworven.

• Vaste inkomensgrenzen: in 2025 minimaal € 46.660 (€ 35.468 voor jonge masters).

• Er geldt een salarisplafond: voor regelingen na 2022 mag de regeling maximaal worden toegepast op een salaris van € 246.000 (in 2025).

• Geen flexibiliteit: ofwel toepassen, of niet.

3. Vergoeding van werkelijke ET-Kosten: maatwerk maar arbeidsintensief

✅ Voordelen

• Flexibel: vergoeding op basis van werkelijke kosten, geen over- of ondercompensatie.

• Geen vaste looptijd zolang de werknemer kwalificeert als expat.

🚫 Nadelen

• Hoge administratieve belasting:

• Bonnetjes en onderbouwing vereist voor elke vergoeding.

• Elk onderdeel moet inhoudelijk worden beoordeeld.

• Onvoorspelbare kosten voor de werkgever.

Lager netto voordeel voor werknemer bij beperkte kosten.

4. Fiscale voordelen vergeleken

ASPECT	EXPAT-REGELING	VERGOEDING ET-KOSTEN
BELASTINGVRIJ BEDRAG	Max. 30% van belastbaar loon	Afhankelijk van werkelijke kosten
LOOPTIJD	Max. 5 jaar	Zolang expatstatus geldt
SALARISPLAFOND	Ja (€ 246.000)	Nee
INTERNATIONALE SCHOOLFEES	Onbelast toegestaan	Onbelast toegestaan

De expatregeling biedt doorgaans een hoger en voorspelbaarder fiscaal voordeel, met name bij hogere inkomens. Wel moet men rekening houden met toekomstige wijzigingen (zoals de verlaging naar 27% in 2027).

5. Administratieve belasting

ASPECT	EXPAT-REGELING	VERGOEDING ET-KOSTEN
LOONVERWERKING	Eenvoudig: vast percentage	Complex: per declaratie
WERKGEVERSTAKEN	Eenmalige aanvraag en verwerking in salaris	Doorlopende controle en beoordeling
CONTROLE BELASTINGDIENST	Relatief laag bij goedkeuring	Hoger risico door administratieplicht
INZET HR	Beperkt	Intensief en continu proces

Voor HR- en salarisafdelingen is de expatregeling aanzienlijk minder arbeidsintensief. Vergoeding van werkelijke ET-KOSTEN vereist een solide administratieve inrichting, vaak met juridische of fiscale ondersteuning.

6. Wanneer kies je welke optie?

Kies voor de expatregeling als:

• De werknemer aan alle voorwaarden voldoet.

• Het brutosalaris onder het maximum van € 246.000 ligt.

• Er beperkte extraterritoriale kosten zijn.

• De werkgever de administratieve last zo laag mogelijk wil houden.

Kies voor vergoeding van werkelijke ET-KOSTEN als:

• De werknemer niet in aanmerking komt voor de expatregeling.

• Het inkomen boven het salarisplafond uitkomt.

• De werkelijke kosten fors hoger zijn dan 30% van het inkomen (bv. bij hoge verhuiskosten of COLA).

• Het om een kort dienstverband gaat en de hogere administratieve last opweegt tegen het belastingvoordeel.

7. Veelgestelde vragen

Is COLA een extraterritoriale kostenpost?
COLA staat voor Cost of Living Allowance, oftewel een kosten-van-levensonderhoudtoeslag. Het is een vergoeding die expats kunnen krijgen om de hogere kosten van levensonderhoud in hun nieuwe (tijdelijke) woonland te compenseren. Denk bijvoorbeeld aan duurdere huisvesting, boodschappen of diensten vergeleken met hun thuisland.

Vergoedingen voor kosten van levensonderhoud, kunnen belastingvrij worden toegekend, mits ze voortvloeien uit extra kosten door tijdelijk werk buiten het land van herkomst. Er is geen vaste rekenmethode, maar de vergoeding moet wel verdedigbaar zijn richting Belastingdienst.

Geldt er een termijn voor ET-Kosten vergoedingen?
Nee. Anders dan bij de expatregeling geldt geen maximale duur, zolang de werknemer kwalificeert als expat én daadwerkelijk extra kosten maakt.

Kosten en toekomstige overwegingen

Een EOR rekent doorgaans een vergoeding (percentage van het salaris of een vast tarief), wat vaak kostenefficiënter is dan zelf alles opzetten en het risico op non-compliance.
Naarmate je startup groeit, kun je overwegen om zelf erkend referent te worden en het werkgeverschap in eigen hand te nemen.

Conclusie

Nu de 30-20-10 afbouwregeling is afgeschaft, is de 30%-regeling aantrekkelijker dan ooit. Voor de meeste internationale werknemers is deze regeling fiscaal het meest voordelig én administratief het minst belastend. Toch zijn er situaties waarin vergoeding van werkelijke kosten meer passend is—vooral als de 30%-regeling niet (volledig) toepasbaar is of als er sprake is van uitzonderlijk hoge extraterritoriale kosten.

Werkgevers doen er goed aan om elke situatie afzonderlijk te beoordelen, waarbij zowel fiscale als administratieve aspecten meegewogen moeten worden.

Hulp nodig bij de keuze? Neem gerust contact op met ons team voor advies op maat.